新システム導入を
全面的にバックアップ
新システムへの切り替え関連作業を全面的バックアップ（作業代行）
１．現行システム課題の整理
２．ベンダー選定
３．導入コスト・導入計画の策定
４．プロジェクト管理
１．システム切替の現場は人材育成の現場
プロジェクトの責任者はもちろん会社の経営陣ですが、実行責任者はその会社の未来を背負って立つ人物がアサインされるのが常でした。
しかし令和の時代では、一担当者という位置づけの人が多く、プロジェクトに対する熱意を感じられず、自身の役割を本当に理解しているのかな？と感じる担当者が増えた気がします。
我々の仕事は、『実行責任者に火をつける』ことが重要です。
プロジェクトを進めていく上で、実行責任者の熱意が成功の確率を上げるとともに、我々の任務として実行責任者を成長させることが、最大のミッションだと常に思っています。
以下
実行責任者をプロジェクトリーダー（ＰＬ）と表現します。
責任者をプロジェクトマネージャー（ＰＭ）と表現します。
話がそれましたが、新規のプロジェクトを行うにあたって、キックオフを行いますが、その前段階の準備から、我々のサポートが開始します。
プロジェクトの進め方については、いろんなところに書かれていますのでここでは省略しますが、一番重要なのはコミュニケーションになります。
多くの人が関わるためチームビルディングをうまく構築出来るかがカギになるでしょう。
キックオフに参加するメンバーには予めプロジェクトの目的をきちんと理解してもらうことが重要です。それを踏まえて、きちんとした目標設定立てることも重要です。その際、ＰＭ、ＰＬともにメンバーの目標をきちんと理解し、メンバーともそれぞれに期待する動きを共有しておくことが良いでしょう。
プロジェクトには他社のメンバーも関わることがあります。
その際、プロジェクトの目的を理解してもらうことは有効なため、後から参画するメンバー含め、スモールキックオフを行い目標と役割を共有しておくのが良いでしょう。
チームビルディングの成功は、プロジェクトの成功とも言って過言ではなく、上手く行っていない時こそ、チームビルディングをどう構築するか、プロジェクト全体で話し合うと良いでしょう。
我々がプロジェクトをサポートする際、このチームビルディングを重視したサポートに徹していきます。
２．プロジェクト運営のサポート
今回はユーザー側のプロジェクト運営のサポートですので、ベンダー選定と、その後のプロジェクト管理がメイン作業となります。
まずＰＬと自社の課題を整理します。
ここでのポイントは、課題の範囲です。現行システムの課題だけではなく、業界標準とのズレ、今後の戦略を実現する課題も含めた整理を行います。
＜１．現行システム課題の整理＞
①現行システムの課題 ＝過去の課題
②業界標準とのズレ ＝現在の課題
③今後の戦略を実現する課題 ＝未来の課題
④①～③を整理し必要なものだけにする
補足として②の業界標準とのズレとは、我々が長年経験してきた一般的な販売管理の考え方と業界特有の慣習が、自社とズレているところを指します。（我々が得意としているのは流通小売業となります）
④を行う理由は、全てを取り入れてしまうと、膨大な費用と時間がかかってしまうため、何をどこまで実現しなければいけないのか？最低限の要件を予め整理しておくことになります。
ベンダー選定の際、全ての要件を伝えてしまうと、膨大な費用の見積もりが提示され、そもそもプロジェクトが進まない事態になりますので、注意が必要です。
＜２．ベンダー選定＞
要件の整理が出来たら、次はベンダーの選定となります。
予め、要件にあった企業を3社程度に絞り込むことが、我々の作業となります。
■ベンダー選定の基準
①信頼性
②担当するSE体制の資質・能力
③業務適合性
④実現性
⑤将来の拡張性
⑥経済性
⑦価格
⑧スケジュール
などを総合的に評価します。
3社に絞り込んだら、企業様担当を含めてプレゼンを行い、決定してもらいます。（弊社はあくまでも参考情報としてサポート）
過去に面白い選定基準がありました。
企業からの要件情報がとても少ない大まかな情報だけを提供され、各社が提案するといったものです。企業側の狙いは、自分たちに時間がないため、少しの情報でどれだけ理解し動いてくれるか？のフットワークの良さを基準に入れていたのです。
提案内容はより具体的なものを提示される方が良いですが、企業文化が合うかどうかも重要な基準になります。
３．ベンダー選定とプロジェクト管理
選定によってベンダーが決まったら、再度、ベンダー含めた導入までのスケジュールを整理します。
ここで注意するのは、ベンダーの納期と、企業側の受入れのタイミングを明確にしておくことです。特に企業側に繁忙期などがある場合には、その期間はリスクがあるため、入替を予定せず、比較的に落ち着いたタイミングを提示し、ベンダー側の開発スケジュールを確認することになります。
＜導入切替スケジュールのポイント＞
①受入れ時間がとれないため繁忙期は避ける
②企業の会計月はズラせないため避ける
③新人など人の入替が多い月は避ける
導入月後、2ヵ月程度、繁忙期まで余裕がある月が理想となります。
ベンダーが決まり、プロジェクトが決まったら、改めてキックオフを行います。ここで今回のメインのプロジェクトメンバーの顔触れが揃います。
ここからプロジェクト管理が始まります。
先に上げたように日々のスケジュール管理はもちろんのこと、適切なコミュニケーションをとりながらチームビルディングが働くようサポートを行います。
＜プロジェクト管理の注意点＞
①プロジェクトメンバーに報連相の重要さを理解させ、
適切に行われる環境を作る。
②ユーザーと、ベンダーの認識違いが発生しないように、
チェックポイントを押さえておく。
③管理のための管理にならないように、プロジェクト進行を
妨げにならないようにする。
④コミュニケーションが口頭にならないよう、資料化を心掛け
整理しておく。
⑤納品物のチェックを行えるようフォーマットを共有しておく。
プロジェクト運営のサポートはあくまでも黒子です。メインのＰＬ、ベンダー企業に、実行するための知見を上手に伝えてプロジェクト自体を成功に導くことが我々が得意とするところです。
是非、プロジェクトを推進するのにお困りの方はお声がけください。
ご連絡お待ちしております！
４．当社のサポート内容
１．現行システム課題の整理
２．ベンダー選定
３．導入コスト・導入計画の策定
４．プロジェクト管理