​業務改善のコツは『業務の見える化』

業務改善はトップダウンで行われることが多く、
「業務改善でコストダウン」と社長や経営陣に指示されて動き出します。

ところが、改善と言われても、何を改善するの？と悩んでしまう場合が多く、業務調査などを行うのですが、問題を解決できない、改善する方法が分からない・・・

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そこで実際の担当者に直接問題を聞けばいいと思い、担当者に業務問題をヒアリングをします。

そこで出てきたのは・・・

「今いる社員の実力が無い」
「上司の指示の仕方が悪い」
「他の部署が悪い」

などなど

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実は、そもそも業務の担当者は必ずしも問題意識を持って仕事をしているとは限りません。

よく見かけるのが、伝票を手で起票してそれを入力する

「どうして直接入力しないでわざわざ起票しているのですか？」と聞いたら、

「そのように引き継いだから」

あとで調べたら、その伝票はシステムが導入される前の業務の名残で、何の証憑（エビデンス）にもなっていませんでした。

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実は、会社の中は改善されるべき業務がたくさんあるのです。
無いということは絶対に無いのです。

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なぜならば、仮に完璧に業務改善を行ったとしても、改善された状態を維持することが困難だからです。

また、組織変更や人事異動などの内部事情による非効率化や取引先が増えたとか、取引条件が変わったなどの外部事情でもさらなる改善が必要になるシーンがあるんです。

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そこで、業務を改善する３つのポイントをあげます。

 

１．今の業務はどうやったらもっと効率化できるか

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　　例えば、受注を入力する業務があり月に５０時間かかっています。
　　　　・工程を省略して生産性を上げられないか
　　　　・システムの設定の変更で入力が簡略化できないか
　　つまり、どうやったら今よりもっと（たとえ１％でも）効率化
　　できないかの検討を行います。

２．今の業務はどうやったら簡素化できるか

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　　業務改善と言えば、どうしても効率化の話になりますが、
　　実は、簡素化もポイントなのです。

　　なぜ、簡素化をしなければならないのか

　　それは、業務を簡素化をすることで高スキルの人から低スキルの人にシフトできるからです。

　　業務調査をすると、簡単な業務がわざわざ複雑になっていたりもします。
　　実は業務を整理するだけでも簡素化ができる場合もあったり、
　　可視化をしたら実は簡単な業務だったというがわかったということもあります。

３．今の業務はやらなければならないのか

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　　今やらなくてもいい業務の優先順位がわからず、何でもかんでもやったり、コアな業務とノンコアの業務の区別がなく、
　　ノンコア業務に追われたりしています。

　　業務を止める、または集約する、または他の人にやってもらう、
　　または外部に委託するなど、そんなポイントも見つかります。

皆さんの周りでも改善すべき業務に思い当たるような気がしませんか？

業務は常に何らかの問題が潜んでいるものです。